5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份
5.2经销商电子公文管理规定。
5.2.1每家经销商一个用户名，由专人管理与使用，用户名和密码要有两人知晓，避免人员调动，其他人不能登录。
5.2.2上机人员调离工作岗位，新的操作人员应及时更改用户设置。
5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码，并保守秘密。
5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。
5.2.5不许将IE浏览器设置成“表单自动提示密码”。
5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件，一经发现，作为劣迹记入经销商综合考评。
5.2.7使用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一次，并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。
5.3服务商电子公文管理规定。
5.3.1外来公文进行登记、处理，在收文流程中处理，例如：一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。
5.3.2服务站内部制定的公文，需按流程办理且归档，在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。
5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息，经筛选整理编辑后形成各种主题刊物，进行发布。例如：质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。
5.3.4公共服务为各服务站提供资料和服务，资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用。
5.3.4.1服务系统通讯录，供服务站使用，主要由贸易公司电算室负责。
5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写，以供服务站查看。
5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料，例如：新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。
5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等，各服务站均可发布。
5.3.5直接发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。
5.3.6关于磁盘上机使用的规定。
5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘，必须由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后，方可上机使用。
5.3.6.2外单位人员来服务站上机时，所带磁盘必须由服务站站长同意，经作病毒检查确认无病毒后，方可上机使用。
5.3.6.3发现病毒时，操作者不得擅自处理，须经服务站计算机管理负责人查明原因后，责成专人处理。
6相关文件（无）
7相关记录及保存期
7.1新增(变更)用户表 保存期限 五年
7.2用户权限变更表 保存期限 五年
7.3用户注销表 保存期限 五年