各镇党委、县直和市副科以上各有关单位：
根据市委《关于开通县区“公仆信箱”的意见（试行）》（河委发[2009]16号）精神，县委、县政府在县政府门户网站（）设立了“公仆信箱”。为加强“公仆信箱”的管理，切实做好网上群众来信的办理工作，现将有关事项通知如下。
一、明确职责分工
“公仆信箱”主办单位为县委办公室、县政府办公室、县纪委、县信访局、县信息中心、县公安局、县广播电视台。有关单位职能分工如下：
（一）县委办公室主要负责“公仆信箱”的总协调和管理工作，具体负责县委书记、专职副书记、县委常委信箱和本单位信箱来信的处理和重点信访件的跟踪督办工作。
（二）县政府办公室主要负责县长、副县长信箱和本单位信箱群众来信的处理和重点信访件的跟踪督办工作。
（三）县纪委主要负责“公仆信箱”信件办理情况的考核和纪检信件的跟踪督办。
（四）县信访局为“公仆信箱”的日常管理单位，按照“分级管理”原则，负责“公仆信箱”管理和信件处理工作，主要是应用推广及“公仆信箱”信件的统计、监控、督办、汇总、分析等，指导各镇、各单位开展网上信访管理工作。
（五）县信息中心负责“公仆信箱”的建设和日常管理工作，负责对全县“公仆信箱”管理员的日常培训和业务培训，负责全县不同信箱之间的技术衔接，以及系统安全维护、技术完善和应用推广，确保信箱正常运作。
（六）县广播电视台主要负责“公仆信箱”的宣传工作。
（七）县公安局网监中队主要负责信箱的安全建设和保障。
二、严格处理程序
（一）受理。各信箱管理人员将来信筛选整理后转至领导个人信箱，由领导本人阅批。
（二）办理。县领导将批示信件转至镇或县直有关单位的，由镇或县直相关单位在规定时限内按县领导批示要求进行办理；群众直接写信到镇或县直各单位的，由镇或县直各相关单位自行办理。超过7个工作日未处理或才处理的，亮黄灯警告；超过15个工作日未处理或才处理的，亮红灯警告。
（三）办结。具体解决信访问题的责任单位在收到群众来信或领导交办信件后，必须着力于问题的解决，不能充当“二传手”。信件反映问题彻底解决后为“办结”，办结期限为2个月。
（四）回复。信访问题责任单位分别在规定时限将信件流转办理情况和最终办结结果公开回复或点对点回复信访人和交办领导。
（五）公布。对人民群众普遍关心和影响较大的问题，必要时可通过新闻媒体向社会公布。
（六）督办。超过规定时间未办理或办理不力的，由县委办、县政府办、县纪委、县信访局跟踪督办。
三、落实工作要求
（一）提高认识，高度重视。各镇、各单位要充分认识“公仆信箱”在及时反映社情民意、有效化解矛盾纠纷、促进社会和谐稳定等方面的独特优势，进一步统一思想，增强做好“公仆信箱”延伸工作的紧迫感和责任感。要高度重视“公仆信箱”延伸工作，配齐计算机等网络硬件设备，积极配合市、县技术部门完成信箱功能对接工作，认真处理网上群众来信，着力解决群众反映的困难和问题，自觉接受群众的监督。
（二）明确职责，分级管理。各镇、各单位要明确工作职责，健全工作机制，按“属地管理、分级负责”和“谁主管、谁负责”的原则处理职责范围内的群众网上来信，做到分级负责、分级管理、分级办理。要认真办理群众来信，不敷衍塞责、推诿扯皮或将矛盾上交，力争将矛盾化解在基层。
（三）务真求实，提高效率。各镇、各单位要注重调查研究，尊重事实，对群众反映的问题要客观公正地依法处理。责任领导和信箱管理人员要增强责任感，坚持每天查阅信箱，收到群众来信后，一般应当天处理信件；具体解决信访问题的责任单位必须在规定的期限内办结，无法在规定期限办结的，应在网上回复批示领导和来信人，确保事事有回音，件件有结果。
（四）规范管理，严肃纪律。各镇、各单位领导和信箱管理员要熟练掌握“公仆信箱”的操作方法，严格按操作流程和工作制度处理信箱来信。要严格遵守保密纪律，对检举揭发问题的网上来信，要为来信人保守秘密，不得扩散并及时转有关职能部门处理。来信内容涉及党和国家秘密的，要第一时间通知后台及时处置，并按照保密规定向有关领导汇报。
（五）加强督查，严格考核。要加强对“公仆信箱”运行情况进行检查督促，确保各镇、各单位及时处理信件。县信访局要负起“公仆信箱”的日常督查管理工作，安排工作人员每天监管各信箱信件的办理情况，对亮黄灯的信件单位进行电话、短信告知，对重要信件进行立卷归档；县委办、县政府办要每季度督查通报一次各镇、各单位信箱运作情况。要建立考核制度，进行严格筛选。县每年年终将对“公仆信箱”的运转情况、网上信访的处理情况组织考评，并将考评结果纳入县委、县政府年终工作综合考核内容之一，考评不合格的取消评优评先资格。