【晚会名称——公司成立五周年庆典晚会
【晚会地点和时间——地点：广州酒店（广州市133号）多功能会议厅
时间：2007年10月23日晚19：00～22：00
【出席人员名单——我方：董事长陈礼先生、王先生，副董事长宋先生，总经理何先生，副总经理万先生以及公司全体员工（130人）；
中天公司方：总经理杜先生，秘书齐小姐；
永业公司方：副总经理张卓先生，秘书袁珍小姐；
客户代表：吴东升先生，邓子仁先生，汤桂芬小姐。
【晚会邀请函及回执——
邀请函
＿＿＿＿先生/女士：
10月23日为我公司创立五周年纪念之期，兹定于同日晚上19：00在广州君御酒店多功能会议厅举行庆祝晚会。届时我们将为您倾心奉上多项表演、互动游戏等精彩节目与您同乐，敬请光临。
（注：接到此函后，请填写好回执，寄回我公司行政部关秘书收）
威奉国际展览有限公司
二零零七年十月十日
回执
＿＿＿＿先生/女士将于2007年10月23日晚出席威奉公司周年庆典晚会。
签名；＿＿＿＿
年月日
【晚会场地选择——因参加此次公司周年庆典晚会的总人数约有137人，属半开放式的中型员工会议，但也邀请了两间合作伙伴公司的代表和三位客户代表参会，为了能充分展现晚会喜庆气氛和公司业务实力，在对会议规模、会议性质、会场周边交通条件、会场附属设施和经费情况等因素作综合分析总结后，我们选取了广州君御酒店多功能会议厅为此次晚会的主办场址。
【会场气氛规模的设计——
1、台下就座区的布置：总体按“而”字型模式排列，以职务高低和合作关系亲疏为标准对座次进行先后划分并在主要与会人员的座背上贴好名签，以便对号入座。
2、台上表演、发言区的布置：舞台上方悬挂印有“威奉公司周年庆典晚会”字样的彩图大幕布，幕布旁配以彩色气球和彩带以烘托欢乐气氛。舞台右方设一人发言台，发言台上应配有两个麦克风，舞台台板上铺红地毯，台板前方近观众处拉一串彩灯作装饰，台上两侧各放置一盆景和小型扩音器。
3、会场灯光设置：为了能给来宾一种温暖、辉煌和喜庆的感受，会场灯光将以黄色为主色调，配以红、蓝二色作衬托。
【晚会具体岗位负责人及其职务——
公司总经理、副总经理——审批会前会后相关文件和确定会务人员职责；
公司行政部——
总经理秘书：会前制订晚会策划方案，参与布置会场，协助后勤开展工作，会中做好会议协调工作和接待工作；
关秘书：收发会议邀请函和回执，核实统计与会人员和人数，会中接待；
罗秘书：预订会场，会后收集相关材料（包括来宾的反馈信息）拟一份晚会专题报告交领导审批；
王秘书：晚会主持；
其余文员协助后勤部开展工作。
公司后勤部——
汪正：后勤总指挥，协助总经理秘书开展工作；
梁日方、康天、陈玲玲：负责布置会场，确保会场音响、灯光等附带设施的齐备和正常运作；
付媛、李晓舒：负责会中签到，引导座次，兑奖，迎来送往等服务工作；
许强、徐志：负责会场内外保安工作；
其余人员负责搞好会后的会场整理工作。
公司财务部——
编制会议经费预算方案后交总经理秘书，按计划发放会务经费并做好开销记录（杨瑶总负责）。
公司策划部——
完善会场布置。制订创意节目方案