2、我们要做好宣传、解释工作。校外部门特别是本系统以外的部门，他们对学校的工作缺乏了解，因此，我们要抓住一切机会，宣传学校工作，宣传当前学校的任务和工作中的困难，使他们了解我们的工作，以求得他们对我们工作的理解、谅解、支持和帮助。比如我们搞校舍修建工作，就涉及很多部门，我们不但要取得本系统有关部门的帮助，还要争取社会上其他部门的帮助，所以及时向有关部门宣传学校的工作，是搞好总务处与外部关系的重要途径。
3、我们要尽力帮助校外部门解决一些困难，搞好为社区开放服务工作。比如帮助居委会解决开会会场问题，帮助一些单位解决人伙(力所能及)问题，在假日帮助他们解决体育活动场地问题。总之，我们在日常工作中也尽力给予帮助，在爱莫能助时也要说清理由，耐心解释，不要简单从事，这样也能密切总务处与校外的关系。
4、我们要及时向本系统的领导部门请示汇报有关工作，这样做有助于领导了解本校总务处的工作，及时得到指导和帮助，同时也沟通了彼此的感情。比如学校的上、下水管道需要维修，就应及时写清情况，向有关处室汇报，请求他们的支持与帮助。
5、努力完成上级交办的任务有利于协调各种关系。如上级要求上报的各种汇报报表都应及时、清楚、准确地上报，不能因为自己一个单位的报表汇报不齐全而影响全局的工作。
6、如果条件许可的话，每年召开一次有关部门参加的座谈会，向大家汇报一下学校的工作及工作中的困难，听取大家对学校工作的意见和建议，这样可以增进感情，使各方面关系更加协调。