(一)有效沟通要做到“外圆内方”
何谓“外圆内方”？“方”做人之本，是堂堂正正做人的精神脊梁，这个世界上最受欢迎、最受爱戴的那些人物无不是具有“方”之灵魂。没有“方”之灵魂的人，有悖于社会伦理，只会遭到大众的唾弃，永远无法取得最辉煌的成功。
(二)有效沟通要了解人的基本需要
美国著名人本主义心理学家马斯洛的基本需要理论认为：人类在社会生活各个领域的动机，均来源于若干始终不变的、遗传的本能的需要，即人的基本需要。马斯洛将人的基本需要按顺序分为五大类：
一是生理需要(食物、睡眠、性生活等)，二是安全需要(生命、财产安全有保障)，三是归属和爱的需要(涉及给予爱和接受爱)，四是尊重的需要(自尊和来自他人的尊重)，五是自我实现的需要(促使潜在能力得以实现的趋势)。深刻了解了这些行为特征的人的人性后，运用一些人际关系的技巧和他们交往，就可以让我们的工作如鱼得水，使我们永远处于不败之地。
(三)认真处理好校内关系
总务处是学校的一个重要部门，为教育、教学、安全、保卫、师生生活等提供重要的保障作用。总务处要服务好各部门，除了学校的支持配合和互相谅解外，关键要处理好校内各部门的关系，着重做好五方面工作：
1、协调好总务处与各处室、教研组的关系。总务处许多工作要通过校长或校长办公室去做，因此，总务主任要及时向校长清示汇报，以便校长及时掌握不断变化的情况，向有关部门通报，取得有关部门的理解与帮助。
2、总务处做工作要有预见性，要深入调查研究，做到心中有数。总务处要深入各部门了解需求，而后根据学校的人力、物力、财力，依照轻重缓急，逐一解决。总务主任要注意总务人员与有关部门的关系，有时因某种原因，总务人员与有关部门会发生一些矛盾，总务主任要努力做好双方工作，使矛盾得到解决，使各项工作顺利开展。
3、总务处在取得校长同意的情况下，召开一定范围的座谈会，及时听取意见和要求，沟通情况，这是协调总务处与各方面关系的重要途径。通过这种方式，以求得对有关问题的共识和有关部门对总务工作的支持与帮助。
4、有时为了工作，总务处与有关部门发生意见分歧，谁也难以说服谁，这时最好由校领导出面解决矛盾，协调关系，推动工作，否则将影响总务工作的正常开展。
5、总务处要利用一切可以利用的机会宣传总务工作，比如开班主任会、学生干部会、少先队活动等，总务处应尽力争取发言机会，宣讲总务工作，同时听取各方面对总务工作的意见和要求，这样有利于沟通情况、联络感情、协凋关系，促进工作发展。
(三)认真处理好校外关系
学校总务工作很多事情都要得到校外单位的支持与帮助，如绿化校园工作，除要得到教育局领导部门的支持与帮助外，还要得到园林局、绿化队、街道办事处、兄弟学校的支持与帮助。叉如通讯工作、爱国卫生工作、交通安全工作、用水用电、校舍维修等，都需要得到校外有关部门的帮助。为了减少工作中的阻力与困难，总务处要认真处理好校外关系。
总务处要处理的校外关系，大致可分为两部分:一部分是本系统的有关部门，如区县教育局有关科室和兄弟学校；另一部分是社会有关部门，如区政府和公安局、有关委、办及科室、区节水办、派出所、自来水公司、煤气公司、供电局、电话局、园林局(包括绿化队)、环保局、清洁队、交通队、街道办事处(特别是办事处的城建卫生科)、居民委员会、医院、粮店、副拿店及学校周围的邻居等。如何处理校外关系呢？要做好六方面工作：
1、尊重校外部门的工作，尊重校外部门的工作人员。校外部门工作人员到学校办事，我们要以礼相待，对他们要办的事要给予重视，使他们高兴而来，满意而去。就拿街道检查卫生来说吧，每年要进行多次，它是一种经常性的工作，我们不要有厌烦情绪，对他的工作要给予足够的重视，对检查人员要尊重，要热情接待，虚心听取他们的意见和建议。