不同的地理信息系统软件工具，记录和处理同一地理信息的方式是具有差别的，这往往导致早期不同地理信息系统软件平台上的数据不能共享。记录格式的不同加上格式对用户是隐蔽的，导致了数据使用上的困难。世界上已有了许多数据交换标准，其中有关数据格式的转换建立了一种通用的，对用户来讲是透明的通用数据交换格式。数据格式的另一个内容，是数据在各种媒体上的记录标准问题。
1）数据交换格式
在数据转换中，数据记录格式的转换要考虑相关的数据内容及所采用的数据结构。如果纯粹为转换空间数据而设立的标准，那么重点考虑的将是：①不同空间数据模型下空间目标的记录完整性及转换完整性，例如由不同简单空间目标之间的逻辑关系形成的复杂空间目标，在转换后其逻辑关系不应被改变；②各种参考信息的记录及转换格式，例如坐标信息、投影信息、数据保密信息、高程系统等；③数据显示信息，包括标准的符号系统、颜色系统显示等。
对于地理的信息，除了考虑上述数据的转换格式外，还应该多考虑下列内容：①属性数据的标准定义及值域的记录及转换；②地理实体的定义及转换；③元数据（Metadata）的记录格式及转换等。由于在转换过程中，地理数据是一个整体，各类数据的转换一般以单独转换模块为基础进行转换，因此，还要具备不同种类数据转换模块之间关系的说明及数据整体信息的说明，例如利用一定的机制说明不同转换模块的记录位置信息，转换信息的统计等。
在所有数据标准中，数据交换格式的发展是最快的，地理信息系统软件开发商在其中做了不少工作，例如DXF、TIFF等可以用于空间数据的记录与交换；SDTS、DIGEST等数据交换标准，以一定的概念模型为基础，不但用于交换空间数据，而且是在地理意义层次上交换数据，不但注重于空间数据的数据格式，而且注重于属性数据的数据格式以及空间、属性数据之间逻辑关系的实现。
2）数据的媒体记录格式
在数据的使用过程中，数据总是以一定的媒质（例如磁带、磁盘、光盘）等作为存贮载体。数据在媒体上的记录格式对用户是否透明也是制约数据应用范围的一个重要因素。在该类记录格式的标准化过程中，各种媒介本身的技术发展对记录格式的影响很大，不同记录媒体，由于处于不同的时期，而应分别采用和制定相应的标准。